Kundensupport und Kundenverwaltung an einem Ort
Anfragen verteilen sich über Postfächer, Telefon, Chat und Marktplätze.
Jeder sucht die Bestellung von Hand. Es geht auch an einem Ort.
Über 10 Jahre JTL-Servicepartner
Noch nicht so weit? Erst lesen, was an Fragen dabeisteht - #faq.
Nichts daran ist falsch organisiert, es ist nur nicht an einem Ort
Eine Kundenanfrage kommt per Mail, eine zweite über WhatsApp, eine dritte über den Marktplatz. Der Aufwand liegt nicht in der Frage, sondern im Zusammensuchen.
So sieht es danach aus
Ein Eingang statt vieler
Das Vorgangssystem ist das, was viele als Ticketsystem kennen - nur dass der Vorgang die Bestellung und den Kunden gleich mitführt, nicht nur die Nachricht.
Die Bestellung steht schon da
Wer einen Vorgang öffnet, sieht Kundennummer, letzte Bestellungen und Sendungsstatus, ohne das Programm zu wechseln.
Wissen, das dem Unternehmen gehört
Die häufigsten Fragen werden einmal beantwortet und dann von allen genutzt: von Ihren Leuten, von Ihren Kunden über ein Hilfe-Portal, und von der KI.
Vorschläge mit Quellenangabe
Die KI schreibt in Stufe 1 nie an Kunden. Sie legt einen Antwortvorschlag als interne Notiz in den Vorgang.
Für das Händlergeschäft eine vollständige Geschichte
In Stufe 2 wird jede Firma mit Ansprechpartnern, Konditionen, laufenden Anfragen und Bestellungen geführt, mit einem festen Betreuer.
Der Weg in zwei Stufen
Stufe 1: alles an einem Ort
Wir richten das System ein, binden Ihre Kanäle an, bauen die Wissensbasis mit Ihnen auf und schalten die Antwortvorschläge ein. Am Ende steht für jede häufige Anfrageart eine Zahl: wie oft der Vorschlag unverändert übernommen wurde.
Stufe 2: Händlergeschäft und automatische Antworten
Erst danach, und nur dort, wo die Zahlen es hergeben. Freigegeben wird einzeln, Anfrageart für Anfrageart, beginnend mit reinen Auskunftsfragen wie dem Bestellstatus.
Dazu kommt in Stufe 2 die Übersicht über Ihre Händlerkunden mit Ansprechpartnern, Konditionen und Bestellhistorie.
Das ist der Teil, über den wir vorher sprechen sollten, nicht hinterher
- Sie ändert nie Daten in Ihrer Warenwirtschaft. Stornos, Adressänderungen und Gutschriften macht ein Mensch, auch in Stufe 2.
- Sie antwortet nur, wenn sie eine klare Quelle hat. Sonst bleibt es beim Vorschlag für Ihren Mitarbeiter.
- Sagt ein Kunde, er möchte mit einem Menschen sprechen, wird sofort übergeben. Die KI antwortet dann nicht mehr.
- Reklamationen und Defekte bleiben immer beim Menschen.
- Sie ist nur so gut wie das Wissen, das Sie ihr geben. Darum ist die Wissensbasis der wichtigste Teil des Projekts und nicht das Beiwerk.
Pilot: frühe Händler gesucht
Wir bauen dieses System derzeit für den ersten Händler auf. Eine kleine Zahl weiterer Händler kann als frühe Kunden einsteigen.
Was frühe Händler davon haben: ein erprobtes Setup, Startkonditionen und ein System, das aus einem echten Betrieb stammt, nicht aus einer Demo. Was wir davon haben, darf ehrlich dastehen: Erfahrung aus mehreren Betrieben macht das System besser. Jeder weitere Aufbau fließt in den nächsten ein.
Interesse? Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob das System zu Ihrem Ablauf passt und was die nächsten Schritte sind.
Häufige Fragen
Ohne diese Punkte beginnt das Projekt nicht:
- Ein geprüftes Unternehmenskonto für WhatsApp. Die Prüfung liegt beim Anbieter und dauert oft länger als die Technik. Deshalb stellen wir den Antrag als Erstes.
- Zugang zu Warenwirtschaft und Shop, damit Bestell- und Versanddaten im Vorgang erscheinen.
- Zugang zu Ihren Postfächern, auch zu den Nachrichten der letzten Monate. Daraus lesen wir ab, welche Fragen wirklich häufig sind, statt es zu vermuten.
- Je Wissensbereich eine verantwortliche Person. Sie gibt Artikel frei und prüft sie regelmäßig. Das ist etwa ein Termin pro Woche.
- Eine Entscheidung, wer die Server betreibt, Sie selbst oder wir.
Das gesamte System läuft auf Ihren Servern. Vor der Aufnahme in die Wissenssuche werden Namen, Adressen, Mailadressen, Telefonnummern und Bankdaten durch Platzhalter ersetzt. Der KI-Anbieter darf die Daten nicht für eigenes Training nutzen; darüber schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Löschen Sie einen Vorgang, verschwindet er auch aus der Wissenssuche.
- Eine Nachricht über jeden angebundenen Kanal landet als Vorgang beim richtigen Team. Wir führen es Ihnen je Kanal vor.
- Bei einem neuen Vorgang stehen Kundennummer, letzte Bestellungen und Sendungsstatus von allein da.
- Zu typischen Fragen erscheint ein Vorschlag mit genannten Quellen.
- Jeder Wissensbereich hat eine verantwortliche Person und ein Prüfdatum.
- Die Übernahmequote je Anfrageart lässt sich auswerten.
- Die Sicherung läuft täglich, und wir haben sie mindestens einmal vor Ihren Augen zurückgespielt.
Punkt 6 klingt nebensächlich und ist im Schadensfall der einzige, der zählt.
- Preise und Aufwand stehen auf der Website bewusst nicht. Sie kommen, wenn die Punkte unter „Was Sie mitbringen" geklärt sind.
- Welche Telefonanlage angebunden wird, ist offen.
- Für die Anbindung von WhatsApp ist eine Funktion des gewählten Systems noch zu prüfen. Fällt die Prüfung anders aus, nehmen wir ein anderes System. Der Plan bleibt derselbe.
Drei Dinge, die Händler vor der Anfrage wissen wollen
„Was kostet mich das am Ende?"
Vor dem Start gibt es ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang und Preis. Keine offene Stundenuhr, keine Überraschungen - das Erstgespräch selbst ist kostenlos.
„Machen wir uns damit abhängig?"
Nein. Alles läuft über offizielle JTL-Schnittstellen, bleibt in Ihrem System und wird dokumentiert übergeben. Sie können jederzeit ohne uns weiterarbeiten.
„Was passiert mit unseren Daten?"
Ihre Daten bleiben in Ihrer Wawi. Welche Zugriffe wofür nötig sind, legen wir vorab gemeinsam fest - nachvollziehbar und auf das Nötige beschränkt.
Übrigens: upbox ist offizieller JTL-Servicepartner - auch für klassische JTL-Wawi-Beratung, Wartung und Auswertungen und die Betreuung von JTL-Shop.
Klären wir, ob das System zu Ihrem Ablauf passt
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Stand: September 2026 · zuletzt aktualisiert